A entidade responsável pelos serviços partilhados da AP tem desde abril novas orientações estratégicas e um novo foco. Líder da instituição desde abril, César Pestana, o orador convidado do mais recente Digital Business Dinner APDC reservado, está a avançar em várias frentes num desafio que admite ser grande, mas possível de alcançar, para acelerar a mudança e a reorganização do Estado.

Com novas orientações estratégicas, definidas pelo Ministério das Finanças em abril, a eSPap - Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública está agora empenhada em desenvolver as metas e alcançar os objetivos definidos pela tutela. Que passam por contribuir para uma melhor gestão da Administração Pública (AP), através da modernização e racionalização da despesa pública. A melhoria dos serviços partilhados de compras públicas, com uma melhor articulação entre entidades centrais e setoriais, e a introdução de alterações ao modelo de compras, no sentido de simplificar procedimentos e reduzir custos são apostas.

César Pestana, o novo presidente da eSPap, foi o orador convidado de um Digital Business Dinner reservado da APDC, que decorreu a 11 de outubro, com os líderes das principais empresas das TIC e Media do mercado nacional. O objetivo foi dar a conhecer as principais linhas de ação e da estratégia deste organismo, que tem como missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na AP, conceber, gerir e avaliar o sistema nacional de compras e apoiar a definição de políticas estratégicas nas TIC, entre outras.

O gestor começou por destacar que a eSPap passou por "alterações significativas" desde abril, com as novas orientações estratégicas e a consequente reestruturação. Se a missão não se alterou, esta entidade tem agora um novo modelo de organização e uma "alteração de foco", participando "mais fortemente na mudança e na reorganização do Estado, para ter uma melhor função pública".

"Temos um conjunto de prioridades definidas", refere César Pestana, em grandes áreas de intervenção como o exercício de revisão da despesa pública e a implementação do processo de centralização da aquisição da energia e do programa de gestão do parque automóvel de veículos apreendidos, entre outras.

Uma das apostas é a consolidação das áreas de serviços partilhados dentro da AP numa lógica de prestação de serviços, trabalho que faltava fazer. Para isso, está em definição uma alteração do normativo legal e a definição de processos o mais transversais possível. "O que queremos é ter plataformas transversais, processos normalizados e economias de escala", refere o orador, admitindo que se trata de um grande desafio, pela complexidade da tarefa e a dimensão e escala da AP.

Contribuir para a eficiência e eficácia da AP passa por fazer uma "avaliação muito rigorosa da situação e definir as prioridades de implementação de projetos, de acordo com uma análise custo-benefício", explica, o que se torna difícil, tendo em conta a existência de um "contexto legal em mudança", nomeadamente o facto do impacto das alterações ao código da contratação pública ainda não estar totalmente avaliado. Outro desafio é saber como introduzir um modelo de arbitragem na contratação pública e na resolução de litígios.

A eSPap está ainda muito ativa na apresentação de propostas de melhoria de vários diplomas, nomeadamente em termos de processos e procedimentos. A rede de serviços partilhados TIC é um exemplo. Na contratação pública, estão a reforçar o processo de centralização das compras de energia iniciado em 2017, que será reforçado em 2018. Com esta estratégia obtêm-se não só benefícios diretos - já se confirmou uma redução de custos entre 8% a 10% - mas também informação de qualidade sobre o consumo de energia no universo da AP. Depois dos veículos e da energia, está agora a a fazer-se um business case sobre as novas áreas a centralizar em termos de compras, sendo as tecnologias e os sistemas de TI fortes candidatos.

Aliás, nesta área está a ser definida uma estratégia cloud para a AP, num grupo de trabalho que é liderado pela eSPap para propor as linhas de evolução e de implementação da cloud, assim como o respetivo quadro legislativo. Esta entidade está ainda em vários grupos de trabalho europeus na área da contratação eletrónica.

A formação e qualificação do comprador público é também um tema muito relevante. Para César Pestana, este não tem muitas vezes preparação para fazer a diferença, quando o seu impacto na redução da despesa pública é muito significativo. Por isso, está a apostar-se na formação destes quadros.

O gestor destaca ainda a importância dos sistemas de informação da AP, que são a plataforma que suporta os serviços partilhados. Esta é uma área onde vão investir, "mas caso a caso, com uma análise do custo-benefício, para um desenvolvimento de soluções neste universo. Sempre numa lógica de acrescentar valor ao processo e com uma abordagem coerente".

Temas como a captação e retenção de talento, colaboração no ecossistema, reforço do investimento público, mudança de mentalidades e gestão da mudança e o trabalho do Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicação (CTIC), responsável por operacionalizar a estratégia e o plano de ação global para as TIC na AP, para  tirar partido do potencial transformador das TIC e a melhorar a eficiência tecnológica e financeira do seu uso, foram debatidos entre os participantes deste encontro. Ficou claro que há capacidade para inovar e fazer coisas, estando em curso vários projetos com impacto positivo e novas abordagens que potencial a mudança.