Depois do Joule, o copiloto de IA da SAP, ter iniciado uma nova era de aplicações cruzadas, ao combinar dados de todas as áreas de uma empresa e otimizar os fluxos de trabalho, a sua integração bidirecional com o Microsoft Copilot, anunciada pela SAP no SAP Sapphire, vem alargar ainda mais o alcance da aplicação e o aumento da produtividade nas mais variadas áreas. Incluindo a gestão de viagens de negócios.
Próximo nível com Joule: A inteligência artificial otimiza a gestão de viagens de negócios e permite às empresas utilizar os seus recursos de uma forma mais planeada e estratégica.
Assim, o Joule, em conjunto com o Microsoft Copilot, irá em breve dar aos utilizadores finais da SAP um novo impulso de produtividade. Tornar-se-á a interface do utilizador para as aplicações SAP, abrindo novas possibilidades para as viagens de negócios. Os funcionários podem utilizar uma simples consulta para saber se estão a agir de acordo com as políticas da empresa, uma vez que o Joule é alimentado com dados do SAP Concur, bem como com dados individuais da empresa.
Com a integração do Microsoft Copilot e a ligação a aplicações como o Microsoft Teams ou o Outlook, o Joule também pode, por exemplo, introduzir compromissos diretamente no calendário do Outlook ao reservar uma viagem. Desta forma, a Joule está a dar o próximo passo importante para tornar as viagens de negócios mais eficientes. A inteligência artificial deve ser sempre encarada como uma ferramenta para facilitar os processos e a vida das pessoas. E através do desenvolvimento e formação constantes para casos de utilização específicos, a IA continuará a evoluir no futuro.
A integração da IA na gestão das viagens de negócios é particularmente importante para os diretores financeiros, gestores de viagens e gestores de RH. Ao nível mundial, 51% dos CFO já estão a investir em tecnologia de IA para tornar as viagens de negócios mais eficientes - uma tendência clara, dado que em 2023 o número era de apenas 15%. Os gestores de viagens também sublinham a relevância da IA no atual Global Business Travel.
A maior parte dos gestores de viagens gostariam de sentir apoio da IA. Esta vontade deve-se ao facto de as viagens de negócios envolverem muito trabalho administrativo. As viagens têm de ser reservadas e as despesas apresentadas. As equipas financeiras têm de verificar a sua exatidão, corrigi-las se necessário e liquidá-las o mais rapidamente possível. É aqui que a IA entra em ação, não só simplificando o processo para os funcionários, mas também acrescentando valor.
A solução de gestão de viagens de negócios e despesas do SAP Concur já está a melhorar os processos através da integração da IA e a tornar a vida mais fácil tanto para os viajantes como para as equipas no backoffice. Um sistema integrado de gestão de viagens de negócios de ponta a ponta e interfaces inteligentes permitem aos utilizadores realizar o seu processo de reserva e faturação num único local. Ao mesmo tempo, as empresas podem manter o controlo das despesas dos funcionários em qualquer altura e, assim, gerir os orçamentos de viagens de forma informada.
A tecnologia de IA tem sido utilizada nas soluções SAP Concur há mais de 10 anos. O Joule marcará em breve o próximo passo no roteiro da IA e dá um vislumbre do rumo que a viagem está a tomar: as reservas de viagens e os relatórios de despesas serão quase autónomos. As tarefas administrativas são tratadas com a ajuda da IA, dando a todos os envolvidos mais tempo para atividades de valor acrescentado.
Quer se trate de simples bilhetes de comboio ou de despesas de alojamento, se os trabalhadores quiserem ser reembolsados pelos custos de uma viagem de negócios, têm de apresentar um comprovativo sob a forma de fatura ou recibo. Para evitar pilhas de papel, até porque a sustentabilidade é umas das causas da SAP e consequentemente da SAP Concur, as empresas podem oferecer aos seus colaboradores soluções digitais com algoritmos inteligentes de IA para registar as despesas de viagem. Por exemplo, os empregados podem tirar uma fotografia do seu recibo numa cafetaria ou durante a pausa para almoço e a inteligência artificial incorporada inicia o processo de recolha de dados.
O ExpenseIt do SAP Concur utiliza a IA para analisar recibos fotografados ou PDFs e extrair informações relevantes. Estas incluem informações sobre o recibo (nome e endereço da entidade que emitiu a fatura, detalhes da despesa e a data da fatura ou do recibo), bem como o tipo de despesa (categorização do recibo). Esta recolha automática de dados aumenta a fiabilidade dos dados ao eliminando erros humanos, como erros de digitação ou recibos antigos e incorretamente apresentados. Além disso reduz os custos administrativos para os gestores financeiros e de viagens, bem como o tempo perdido a introduzir manualmente as despesas.
O ExpenseIt está em constante desenvolvimento e a precisão da leitura de diferentes idiomas e informações fiscais é melhorada pela IA generativa que otimiza a gestão das viagens de negócios mesmo antes do início da viagem, fornecendo estimativas de custos automatizadas: a pessoa que efetua a reserva define os dados e parâmetros e o sistema utiliza a IA generativa para determinar preços realistas para os segmentos individuais. Isto elimina a necessidade de o viajante pesquisar e calcular o montante exato. A avaliação também ajuda as empresas a controlar o orçamento disponível e, assim, utilizá-lo de forma otimizada. Tudo em prol da experiência de viagem e da eficiência de custos
Além da recolha de dados, a integridade dos dados é crucial - erros inconscientes ou mesmo deliberados nos dados das despesas conduzem frequentemente a custos elevados. Os recibos revistos manualmente raramente estão isentos de erros e a própria revisão é muitas vezes morosa. Utilizando a inteligência artificial, o conteúdo e o contexto dos recibos podem ser comparados com as políticas individuais da empresa e com os relatórios de despesas numa numa fração de tempo. Isto garante que os dados do recibo correspondem aos dados da fatura.
O Concur Detect by Oversight também analisa os extratos para detetar dados incorretos e identifica padrões de fraude. Isto é difícil ou impossível de fazer manualmente, uma vez que padrões como declarações submetidas regularmente abaixo do limite de auditoria ou viagens de carro frequentes ao fim de semana são difíceis de detetar. A análise permite às empresas concentrarem-se em casos de fraude reais e recorrentes.
Os dados extraídos, analisados e validados são então automaticamente atribuídos às categorias de despesas correspondentes pelos algoritmos de IA. Este processo facilita o trabalho das equipas financeiras a identificarem e implementarem medidas de redução de custos com base nas tendências dos dados.
O próximo nível com o Joule permitirá que a IA otimize a gestão de viagens de negócios e permita às empresas utilizar os seus recursos de uma forma mais planeada e estratégica. Graças às parcerias da SAP com os modelos de linguagem de grande dimensão (LLM) mais fiáveis, o SAP Concur pode aproveitar o seu historial de IA na reserva e faturação de viagens e otimizar ainda mais esta área para as empresas. O Joule, o copiloto de IA da SAP, juntamente com o Microsoft Copilot, irá em breve dar aos utilizadores finais da SAP um novo impulso de produtividade.
