A Softinsa adotou uma nova solução para a gestão de todo o processo de despesas dos seus colaboradores, desde o pedido até ao lançamento na contabilidade, optando pelo SAP Concur. Esta ferramenta, já em pleno funcionamento, está disponível para os 700 colaboradores, tendo o desenvolvimento e implementação sido da responsabilidade da sua equipa interna de consultores SAP, com o contributo e testes dos seus key users.
O SAP Concur garante uma maior visibilidade do processo e acesso a partir de qualquer lugar e a qualquer momento, uma vez que tanto está disponível via browser como na versão mobile, sendo mais flexível e promovendo a conformidade em toda a organização.
Além de reduzir a circulação de documentos físicos, contribuindo para a conservação do meio ambiente, a empresa passou a integrar numa única plataforma a gestão de viagens, despesas e faturas aumentando o controlo e obtendo uma maior agilidade e celeridade na resposta aos colaboradores.
"O SAP Concur vem agilizar os procedimentos internos desta empresa, permitindo uma solução mais sustentável e mais eficaz quer para os gestores, que lhes permite poupar tempo e gastos desnecessários. Já os colaboradores têm tempos de resposta reduzidos e em minutos conseguem inserir as suas despesas conduzindo a autorizações e reembolsos com celeridade", refere João Carvalho, Head od SAP Concur for Southern Europe, Middle East and Africa.
Uma das principais vantagens apontada pelo departamento financeiro é a rapidez na aprovação das despesas e a antecipação do pagamento aos colaboradores, estando o processo bem organizado e orientado às necessidades da companhia. Também o workflow é user friendly e o fluxo de aprovações é online, o que origina uma maior fluidez no processo, ao permitir fazer as reservas de hotéis e voos online e em tempo real, contribuindo para uma redução de custos nas reservas.
A aceitação dos colaboradores tem sido muito positiva, sendo que mais de 80% dos entrevistados no primeiro inquérito de satisfação consideram ter sido uma melhoria substancial face ao anterior processo de submissão de despesas, em suporte físico.
A aposta no SAP Concur foi realizada no seguimento da implementação que se encontra a decorrer no SAP S/4HANA Public Cloud na Softinsa, um projeto interno de transformação digital para melhorar os seus processos e a produtividade, beneficiando do conhecimento e experiência da sua equipa de consultores SAP.
